Definicja Jak zwiększać swoją efektywność

Co to jest Jak zwiększać swoją efektywność: Przystąpię teraz do omówienia zagadnień określanych mianem kierowanie czasem. kierowanie czasem to określone techniki, które pozwalają efektywne wykorzystywać czas. Korzystając z tych technik, uczysz się: określać, które z realizowanych poprzez ciebie czynności są istotne, a które możesz zaniechać, skutecznie dysponować czasem, wydłużyć czas pracy, kontrolować wszelakie zakłócenia, które odgrywają cię od pracy zwiększyć efektywność i zredukować stres Zwiększając własną efektywność obniżasz poziom stresu gdyż: lepiej kontrolujesz własną pracę, widząc konsekwencje swojej pracy odczuwasz zadowolenie, zyskujesz chwilę na wypoczynek. Podstawowa zasada Planuj wyniki, nie czynności Sporo osób spędza całe dnie na pracy, za efekty, które osiągają nie są zadowalające. Przyczyną jest koncentrowanie się na niewłaściwych kwestiach. Zdarzenie to najlepiej tłumaczy zasada 80/20. ( Pareto Principle*) Wedle tą zasadą 80% nieukierunkowanego wysiłku przynosi 20% rezultatów, za pozostałe 80% osiągamy przy 20% wysiłku. Przez wykorzystanie strategii kierowania czasem, można sprawić aby maximum wysiłku koncentrować na właściwych działaniach. Dlaczego nie zarządzamy własnym czasem? Pomimo niewątpliwych korzyści wynikających ze stosowania tych strategii, wielu z nas nie robi tego na co dzień. Przyczyn może być sporo: nie wszyscy wiedzą o takich strategiach, jestemy zbyt leniwi aby planować, podnoszenie poziomu adrenaliny przez zostawianie spraw na ostatnia chwile daje uczucie przyjemności. Złe gospodarowanie czasem, pozostawianie pracy na ostatnią chwilę być może pozwala odczuć dreszcz emocji, lecz nie ulega wątpliwości, iż także podnosi poziom stresu, wywołuje przemęczenie, dezorganizuje prywatne życie, a niekiedy jest powodem niepowodzeń. Umysłowe narzędzia do kierowania czasem Szczególne znaczenie dla wzrostu efektywnoci kierowania czasem mają następujące czynności: dokonuj oceny zastosowania czasu, skupiaj się na zadaniach priorytetowych, sporządzaj plan działania, skutecznie wykorzystuj czas, staraj się wyeliminować to co zakłóca twoją pracę. Omówię teraz kilka spośród narzędzi służących do kierowania czasem: dziennik pracy, Delegacja, SWOT, Zdolność czytania, Zdolność pisania , Zdolność prowadzenia rozmów telefonicznych, Ustalanie priorytetów, Szacowanie czasu i PERT, Jak cenny jest twój czas? Zanim skupimy się na rezultatach zastanówmy się ile kosztuje nasz czas. Jeśli pracujesz w jakiej spółce, spróbuj zsumować wszystkie wydatki jakie spółka ponosi zatrudniając ciebie, a zatem płaca, podatek, wynajem biura, które zajmujesz, urządzenia, na których pracujesz, administracja, etc. Prowadząc takie obliczenia, z łatwością oszacujesz wydatek każdej godziny twojej pracy. Wartoć ta może okazać się zadziwiająco spora! Jak zwykle upływa twój dzień? Pamięć jest dość zawodnym narzędziem, jeśli chcemy się nią posłużyć dla oszacowania czasu poświęconego na rozmowy z kolegami, przyrządzanie kawy, spożywanie obiadu, etc. Być może nie jesteś świadom faktu, że na przestrzeni dnia wymienia się poziom twojej energii, a co za tym idzie efektywności pracy. Powody mogą być różne- zmiana poziomu cukru we krwi, czas, który upłynął od ostatniej przerwy, czynniki zakłócające, stres, dyskomfort, etc. Czym jest dzienniczek pracy? Prowadzenie dzienniczka poprzez sporo dni, może okazać się nadzwyczajnie użyteczne. istotne jest by skrupulatnie notować czas rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czynności. Notuj godzinę zawsze, kiedy rozpoczynasz nową czynność, na przykład czytanie poczty, odbieranie telefonu, rozmowę z kolegami i rób to samo kiedy czynność tę kończysz. Ponadto prowadź także dziennik samopoczucia, zawsze ilekroć wymienia ci się nastrój- zanotuj to podając godzinę. Analizowanie dzienniczka Po kilkunastu dniach prowadzenia dzienniczka, rozpocznij analizę jego zawartości. Może cię zaskoczyć liczba czasu powięcasz na czytanie poczty czy rozmowę z kolegami. Możesz także dostrzec, jakim wahaniom ulega pośrodku dnia poziom twojej energii- w ustalonych godzinach jesteś bardzo sprawny, w innych z kolei zupełnie wyczerpany. Kolekcja jakiego dostarcza ci dziennik może stanowić impuls do wprowadzenia pewnych zmian w rozkładzie aktywności. Jak powinieneś wykorzystywać swój czas? Istotnym etapem pracy w nauce kierowania czasem jest selekcja zadań do wykonania. Pozwala ona uniknąć spędzania długich godz. nad zadaniami, które nie są ważne. Selekcja dotyczy trzech obszarów- należy określić czynności, których wykonywanie sprawia nam przyjemność, które wykonujemy dobrze, które wykonujemy zbyt słabo, które stanowią twoją pracę. Jak chciałby spędzać swój czas? Zadowolenie z pracy wywiera spory wpływ na nasze życie- im bardziej lubimy pracę, tym bardziej jesteśmy zadowoleni i szczęśliwi w życiu. jeśli uwiadomisz sobie jakie zadania lubisz, a jakich nie, pozwoli ci to w taki sposób przeorganizować własną pracę aby dominowały w niej takie czynności, których wykonywanie sprawia ci przyjemność. Efektywność twoich działań jest znacznie wyższa wówczas, kiedy wykonujesz pracę, którą lubisz. Jakie zadania wykonujesz dobrze? Istotną wiadomość jest świadomość swoich silnych i słabych stron. Dobra sposób na określenie tego jest badanie SWOT. Na czym bazuje twoja robota? W tym celu możesz posłużyć się następującymi pytaniami: Jaki jest cel pracy? Co jest miarą sukcesu? Co stanowi dodatkowe czynnoci? Jakie są priorytety? Jakimi zasobami dysponujesz? Dlaczego planowanie sprzyja efektywności? Planowanie jest rodzajem inwestowania w efekt. To jest mechanizm, który pozwala ci określić co chcesz osiągnąć, a następnie ustalić wszystkie cele krótkoterminowe, które stanowią fazy pośrednie w drodze do celu zasadniczego. Dzięki planowaniu możesz upewnić się czy koncentrujesz się na właściwych czynnościach- a więc tych które zbliżają cię do celu, czy nie tracisz czasu na zajadania niewiele ważne